Составление графиков отпусков правила нормативно правовой базы

Составление графиков отпусков правила нормативно правовой базы

Составление графиков отпусков правила нормативно правовой базы

Согласно действующим правилам нормативно правовой базы каждый трудящийся обладает правом на отдых. В компании или организации ежегодно происходит распределение сотрудников на уход в отпуск. С этой целью составляется специальный документ локального характера – график отпусков.

Что это такое, для чего нужно

График отпусков представляет собой документ организации, содержащий информацию о личных данных трудящегося, момент начала и окончания отдыха. Спланированный график способствует:

  1. Своевременной выплате отпускных средств (поскольку активы перечисляются работнику не позже 3-х дней до начала отпуска).
  2. Поиску специалиста, заменяющего ушедшего на заслуженный отдых сотрудника согласно законодательным нормам.
  3. Отсутствию скопления неиспользованных дней отдыха.

Комментируемый документ относится к числу обязательных. Он должен быть разработан и утвержден в установленное время.

Некоторые тонкости

  • периодичность отдыха сотрудников на 2019 год следует утвердить за две недели до начала нового года (не позднее 17 декабря 2018);
  • согласно поправкам ФЗ №360 от 11 октября 2018 года многодетные родители с детьми до 12-летнего возраста вправе брать отпуск в любое удобное для них время. Руководителю остается лишь согласиться и подписать заявление от работника;
  • уже утвержденный график меняется исключительно по согласованию заинтересованных участников правоотношений. Однако родителей с тремя и более детьми такое предписание не касается. Они вправе передумать, изменить свое решение и только поставить начальство перед фактом;
  • за скопление неиспользованных дней отпуска ответит компания. Так, при проверке одной из фирм инспекция по труду предложила трактовать нарушение как «эксплуатация рабского труда». За деяние возможна уголовная ответственность.

Что еще нужно учесть

Если собрать воедино новые и ранее действовавшие требования по составлению периодичности ухода в отпуск сотрудников, то следует учитывать:

  1. Стаж сотрудника на время ухода в отпуск не должен быть меньше полугода. Если в это время трудящийся брал дополнительные выходные за свой счет продолжительностью в сумме более 7 дней, то они не пойдут в учет отпуска.
  2. Правовой статус сотрудников, для которых отдых предоставляется вне зависимости от стажа – не достигшие совершеннолетия, родители или усыновители детей возрастом до 3-х месяцев.
  3. Обеспечение дополнительными днями отдыха на опасном и вредном для здоровья производстве.
  4. Наличие в штате сотрудников по совместительству, у которых должен совпадать отпускной период с временем отдыха на основной работе.
  5. Привилегиями по первоочередному уходу в отпуск обладают: сотрудники, не воспользовавшиеся отдыхом в прошлом году, абитуриенты, родители выпускников 9-11 классов.
  6. 28 дней стандартный отпуск. Вправе быть увеличен за счет дополнительных дней для отдельных работников – учителя, сотрудники прокуратуры, судьи.

Алгоритм процедуры

Утверждение распорядка предполагает наличие следующих действий:

  • разработка и формирование графика отпусков согласно правилам составления. Включает опрос сотрудников, учет пожеланий по возможности, согласование дат;
  • если имеется профсоюзная организация, то уже готовый документ направляется для получения ее одобрения или внесения корректировок. К графику прикладывается пояснительная записка;
  • при получении замечаний со стороны профсоюза проводятся совместные переговоры по разрешению разногласий;
  • после совместного утверждения распорядка ухода в отпуск (должно быть осуществлено до 17 декабря текущего года), руководством издается приказ или распоряжение.
Читайте также  Неоднородность в правовом режиме земель сельскохозяйственного назначения

Как составить расписание

Для отпускного расписания нет обязательной формы заполнения. Каждый руководитель самостоятельно избирает форму составления документа. Обычно документ представлен в виде таблицы, в которой построчно указаны сведения об отдыхе конкретного трудящегося. На практике самой используемой остается форма Т-7. Образец можно скачать здесь.

В бланк рекомендуется внести следующие сведения:

  1. Название предприятия или ФИО работодателя (в случае ИП).
  2. Данные о документе – наименование, дата составления, год, для которого разрабатывается.
  3. Персональные сведения о сотрудниках – ФИО, к какому подразделению относится, название должности согласно штатному расписанию (все данные фиксируются без сокращений).
  4. Желаемые трудящимися даты и периоды отдыха. Если предоставляются по частям, то каждая из них фиксируется отдельной строкой.
  5. Фактические даты отпуска (при несовпадении с желаемыми).
  6. Информация о переносе даты отдыха и о документе, являющимся основанием.
  7. Роспись руководителя кадровиков, начальства предприятия.

Ответственность руководства, если нет утвержденного графика

Расписание отпусков считается одним из обязательных документов организации. Сотрудники инспекции в первую очередь проверяют этот документ и если его не обнаружат, то бизнесмену грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП):

  • для ИП и должностного лица (кадровик) – штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для юрлица от 30 до 50 тыс.

При повторном правонарушении сумма штрафной санкции для первой категории лиц возрастает вдвое – от 10 до 20 тыс., для организации – от 50 до 70 тыс. Должностному лицу могут запретить осуществлять профессиональную деятельность от 12 месяцев до 3-х лет.

Можно ли внести изменения в график?

Сотрудник трудоустроился в январе 2019 года и желает воспользоваться отпуском летом. Однако график уже утвержден. Внесут ли изменения в него? Когда руководство и новый работник согласовали даты отпускного периода, то действующий график подлежит дополнению.

Изменения вносятся на основании письменного обращения новичка к начальству компании. Вновь трудоустроенному предстоит учитывать пожелания и положение других сотрудников относительно периодов отдыха. Исключением выступают несовершеннолетние, супруг, у которого жена в положении.

Сколько раз в год разрешено переносить отпуск?

Если действия происходят по обоюдному согласию участников правоотношений, то закон не ограничивает количеством раз. Более того, трудовое законодательство не зафиксировало закрытого списка случаев перенесения отпускного периода. Такое возможно при временной нетрудоспособности, исполнении государственных обязательств.

Нужно ли уведомлять начальника, если отпуск утвержден графиком?

Работник пошел в отпуск по графику, не известив начальство. Часто бывает, что сотрудников не хватает, руководитель не позволяет уйти в отпуск по ранее утвержденному графику. Так, Светлана Воробьева, администратор салона-парикмахерской, узнав о расписании отпусков, купила заранее путевки на семью. Но когда подошло время отдыха, то владелец салона, угрожая увольнением, не отпускал сотрудницу. Последняя уехала отдыхать не смотря ни на что. По приезду обратилась в надзорные службы и была восстановлена в должности за неправомерное увольнение.

Таким образом, расписание отпусков считается обязательным документом, составляется в соответствии с требованиями законодательства. Форма составления выбирается в произвольном порядке.

По каким правилам составлять график отпусков на 2014 год

График устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Если графика нет или нарушена процедура его составления

В случае если график отпусков отсутствует или же он составлен с нарушениями действующих правил, виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда. На них может быть наложено следующее наказание:

— на должностных лиц – штраф от 1000 до 5000 руб.;
— на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 руб. или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.

Читайте также  Гражданско правовые договоры понятие виды условия классификация

Форма документа

Для составления графика отпусков можно:

Источник: https://xn----ptbecigfbg1bye.xn--p1ai/sostavlenie-grafikov-otpuskov-pravila-normativno-pravovoj-bazy/

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.

Продолжительность отпуска

28 календарных дней – продолжительность отпуска, которое закрепляется за сотрудником за год деятельности на производстве. Единственное исключение – работники организации, состоящие на особенных условиях труда. В частности:

  • Граждане, осуществляющие деятельность на опасных условиях;
  • Лица, занятые работой в северных условиях.

Для любой из этой категории, время отпуска увеличивается.

Законодательство также описывает случаи, когда за деятельность работника назначаются дополнительные дни отдыха:

  1. Непостоянный рабочий день сотрудника – работодатель обязан добавить к графику 3 дня отпускных;
  2. Несовершеннолетним работникам полагается отпуск, который продолжается 31 день.

Замечание. Настоятельно не рекомендуется одновременно отправлять в отпуск все подразделения или службы предприятия – такой ход нарушит работу организации, что повлечет за собой серьезные убытки.

Учитывая специфику предприятия, можно составить приблизительную схему отпусков:

  • Работников сельского хозяйства лучше всего отправить в отпуск зимой, так как в это время года активность организации снижена;
  • Лето – идеальное время для отправления в отпуск работников учебных заведений.

Только учитывая особенности организации, можно составить оптимальный график, который не нарушит производственные возможности и не подорвет финансы компании.

Порядок составления графиков на следующий год

Стоит отметить, что график отпусков относится к документу локального характера.

То есть они имеют силу в рамках конкретной организации или подразделения и неактуальны за их пределами.

Практических во всех предприятиях формируются именно локальные акты, в которых отражено двустороннее отношение между сотрудником и работодателем.

Замечание. Письмо Роструда №4414-6 обязывает предприятия составлять локальные нормативные графики отпусков для каждого отделения.

На процесс формирования графика могут повлиять фундаментальные документы и прочие нормативные справки, действующие в организации. При наличии коллективного соглашения в нем могут излагаться особенности формирования плана отпусков.

Опрос сотрудников

Важным фактором формирования графика может стать опрос работников организации.

Проводить опрос можно путем личной беседы или анкетированием.

После анализа результатов, работник кадровой службы делает наброски с приблизительным планом отпуска для каждого служащего компании.

Важно. Если организация включает в себя множество структурных подразделений, то опрос может провести уполномоченный сотрудник.

После завершения опроса и формирования приблизительно плана, сведения передаются в кадровую службу.

Здесь сотрудники по своему усмотрению меняют расписание, подстраивая его в соответствии с возможностями компании.

На последнем этапе план согласовывается с самими сотрудниками и начальниками подразделений.

Законодательство

При формировании плана отпусков важно помнить о том, что некоторые сотрудники имеют полное право самостоятельно выбирать период и продолжительность отдыха. Эти нюансы полностью расписаны в законодательство Российской Федерации.

К привилегированным работникам, которые имеют законное право выбирать период и продолжительность отдыха, относят:

  • Совместителей, пришедших со сторонних компаний. Такие лица могут взять одновременно два отпуска – с дополнительной и основной работы;
  • Беременных девушек, которые, по расписанию должны уйти на отдых накануне декретного отпуска или после его окончания;
  • Несовершеннолетних граждан, работающих на производстве с заключением трудового соглашения.
Читайте также  Административно правовые способы защиты прав потребителей

Представленный выше список не полный. Исчерпывающий перечень можно найти в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Важно. Сотрудник, имеющий подобные привилегии, обязан предоставить пакет документов, которые подтвердят его полномочия при выборе особенностей отдыха.

Неиспользованные дни

Нередко случается так, что лицо имеет неизрасходованные за прошлый год отпускные дни, о которых кадровая служба не должна забывать. Также не стоит забывать и о расчёте отпускных выплат.

При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.

Замечание. Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.

Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.

Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

  1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
  2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
  3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

  • Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
  • Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:

  1. Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
  2. Создание дополнительной формы, которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.

Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.

Нюансы формирования графиков

Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:

  • Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
  • Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
  • Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
  • Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.

Типичные ошибки при формировании плана

Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика. Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.

Источник: https://ruspravosnami.com/sostavlenie-grafikov-otpuskov-pravila-normativno-pravovoy-bazy/